Đơn/
thư xin việc là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc.
Chỉ khi
nhà tuyển dụng nói rằng không nộp đơn xin việc, còn trong mọi trường hợp đừng
quên loại giấy quan trọng này.
Mục đích của đơn xin việc
– Giới
thiệu bản thân
– Đề cập
công việc bạn ứng tuyển
– Liên
kết kĩ năng, kinh nghiệm của bạn với yêu cầu của công việc
– Khuyến
khích đọc cv của bạn
– Đề
nghị một buổi phỏng vấn hoặc gặp mặt
Độ dài của đơn xin việc
Không
nên dài quá một trang. Chủ yếu chỉ tóm tắt thông tin sẽ kể trong CV, vì vậy hãy
soạn ngắn thôi.
Liên kết đơn xin việc với công việc mình ứng
tuyển
Đừng
dùng một đơn xin việc cho các hồ sơ xin việc khác. Đơn của bạn cần phải thể hiện
bạn hiểu biết về công việc bạn ứng tuyển.
Sau đây
là ba bước soạn đơn:
1. Xác
định người nhận đơn
Đừng viết
“Kính gửi: Những ai quan tâm”. Sẽ tốn công để xác định người bạn gửi đơn, nhưng
điều đó hoàn toàn xứng đáng.
Nếu
công việc này trên tin tuyển dụng, trong đó có thể có tên người bạn cần gửi
đơn. Nếu không, hãy hỏi người đăng tin.
2. Tra
cứu về công việc
Khi đã
xác định người nhận đơn, bạn có thể liên lạc họ để hỏi:
– Công
việc có yêu cầu làm việc theo nhóm không?
– Tôi có thể liên lạc với ai để biết thông tin sau phỏng vấn?
– Công
ty đang cần tuyển nhân viên như thế nào?
– Có thể
gửi cho tôi mô tả công việc (khi tin tuyển dụng không có phần này)?
Lời đáp
cho những câu hỏi trên có thể cho bạn ý tưởng viết CV và đơn xin việc phù hợp.
3. Tìm
hiểu về công ty
Là một
cách tốt khác giúp bạn thiết kế đơn xin việc.
– Nếu
biết tên công ty, hãy tra cứu thông tin trên mạng.
– Nếu
công ty có trang web riêng, hãy vào mục Giới thiệu (AboutUs).
– Nếu
tin tuyển dụng không có tên công ty, hãy hỏi người đăng tin.
Đơn xin việc nên bao gồm những gì
Tên và thông tin liên lạc của bạn
Đặt tên
và thông tin liên lạc ngay đầu đơn xin việc. Không cần cung cấp địa chỉ nhà,
nhưng phải có e-mail và số điện thoại cá nhân.
E-mail
nên tạo một ấn tượng chuyên nghiệp. Đừng dùng e-mail như yolobigbang@gmail.com.
Nếu
không có, bạn có thể tạo mới miễn phí, đơn giản với họ và tên của bạn là ổn.
Tên và thông tin liên lạc của nơi tuyển dụng
Dưới
thông tin của bạn nên có:
– Tên
người nhận đơn
– Chức
vụ hoặc tên công ty họ
– Thông
tin liên lạc của họ
Nếu
không tìm được những thông tin này, bạn có thể gọi hỏi công ty.
Bạn
cũng có thể dùng “Kính gửi: Những ai quan tâm”, nhưng chỉ khi đó là phương án bất
khả kháng cuối cùng.
Chức danh ứng tuyển
Đầu
đơn, cần nói rõ mình ứng tuyển vị trí nào bằng một dòng riêng biệt (“Re: Đơn
xin việc vị trí kế toán”) hoặc mở đầu cho một đoạn (“Tôi viết đơn này xin ứng
tuyển vị trí kế toán…”).
Những kĩ năng phù hợp
Liệt kê
theo gạch đầu dòng kĩ năng, kinh nghiệm bạn có phù hợp với mô tả công việc.
Nếu
công việc này trên tin tuyển dụng, trong đó có thể cung cấp cho bạn danh sách
kĩ năng, kinh nghiệm “cần có” cho công việc, cũng như những điều nhà tuyển dụng
“mong muốn”. Cần đáp ứng được càng nhiều những tiêu chí “cần có”, đúng với
“mong muốn” và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.
Khi nói
bạn có kĩ năng, kinh nghiệm nào, cần dẫn chứng bạn đã tích lũy hoặc sử dụng
chúng ra sao.
Trình bày ngắn gọn bạn là lựa chọn chính xác
Sau khi
liệt kê kĩ năng, kinh nghiệm của mình, nên giải thích vì sao chúng chứng minh bạn
phù hợp với công việc (“Với sự kết hợp giữa niềm đam mê dành cho toán học và
kinh nghiệm tích lũy được trong việc làm kế toán, tôi tin mình hoàn toàn phù hợp
với công việc này.”).
Dùng ngôn ngữ của họ
Làm
quen với cách hoạt động của công ty, sử dụng cùng loại ngôn ngữ của những người
đang làm việc trong lĩnh vực cụ thể là một cách tốt để thuyết phục họ bạn là ứng
viên thích hợp.
Đề nghị họ xem CV của bạn và liên lạc lại với bạn
Đơn xin
việc nên kết thúc bằng đề nghị nhà tuyển dụng đọc CV của bạn, cũng như sắp xếp
một buổi phỏng vấn hoặc gặp mặt (“Dưới đây là đính kèm bản sao CV của tôi. Rất
mong nhận được phản hồi của Quý công ty.”).
Không nên viết gì trong đơn xin việc
Lỗi chính tả và lỗi sai sự thật
Phải
luôn kiểm tra lỗi chính tả trong đơn xin việc. Hãy nhờ bạn bè, gia đình, thầy
cô hoặc cố vấn hướng nghiệp tại trường đại học hoặc trường nghề đọc lại và chỉ
ra lỗi hay thông tin gây khó hiểu.
Kiểm
tra kĩ những thông tin bạn đưa ra trong đơn. Nếu đề cập tên của công ty, nơi bạn
từng làm, hãy chắc chắn bạn viết tên những nơi đó chính xác.
Dùng toàn bộ thông tin như khi viết CV
Đừng
sao chép nguyên văn trong CV, mà hãy dùng cách diễn đạt khác. Soạn đơn xin việc
thật ngắn gọn, để khi viết CV, bạn sẽ kể chi tiết thông tin hơn.
Quá nhiều “tôi”
Hãy chắc
chắn đơn xin việc của bạn không bị ngập trong những cấu trúc “Tôi tin”, “Tôi
có”, “Tôi là”.
Sau khi
viết xong, hãy dò lại và bỏ bớt hoặc viết lại các câu bắt đầu bằng “Tôi”.
Đừng nhắc đến những hồ sơ xin việc khác của bạn
Chắc hẳn
trong cùng một khoảng thời gian, bạn gửi đi nhiều hồ sơ xin việc khác. Việc này
là hiển nhiên, nhưng đừng tiết lộ ra. Bạn đang cố thuyết phục nhà tuyển dụng rằng
bạn mong muốn được làm cho công ty họ. Sẽ khó mà thành công nếu họ biết được
cùng một lúc bạn đang ứng tuyển cho nhiều nơi khác.
Viết đơn xin việc khi không có tin tuyển dụng
Khi bạn
muốn làm cho một doanh nghiệp cụ thể dù họ hiện không có nhu cầu tuyển dụng, được
gọi là “cuộc gọi ngẫu nhiên (cold calling)”.
Trực tiếp
liên lạc doanh nghiệp đó và hỏi liệu họ đang có vị trí trống nào không sẽ cho
thấy rằng bạn là một người có động lực và nhiệt huyết.
Dù cho
hiện không có vị trí trống, doanh nghiệp đó có thể lưu lại thông tin liên lạc của
bạn và tìm đến bạn khi có vị trí.
Một đơn
xin việc “ngẫu nhiên” được viết giống như mọi đơn xin việc khác, chỉ có vài điểm
khác biệt:
– Hãy
thể hiện bạn đã tìm hiểu về doanh nghiệp, công việc
– Trình
bày lí do bạn muốn làm việc với họ (nói về công việc, mục tiêu lâu dài)
– Chứng
minh kĩ năng, kinh nghiệm và đam mê của bạn phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
– Cho họ
biết bạn hy vọng điều gì (có thể là về vị trí hiện đang trống hoặc gặp người có
thể trao đổi về công việc)
Nếu sau
vài tuần họ vẫn chưa hồi đáp, bạn có thể gửi e-mail hoặc gọi điện để thảo luận
trực tiếp về đơn của bạn.
Gửi e-mail đơn xin việc
Bạn nên:
– Viết
tên của bạn và chức vụ ở phần tiêu đề (“Nguyễn Văn A – Đơn xin việc vị trí kế
toán”)
– Bạn vẫn
cần tên của người nhận
– Bỏ phần
thông tin liên lạc, đi thẳng vào phần “Kính gửi”
– Kết
thúc bằng chữ kí chuyên nghiệp kèm số điện thoại cá nhân
– Luôn gửi
bằng địa chỉ e-mail chuyên nghiệp
Chỉ yêu cầu nộp đơn xin việc, không gửi kèm
CV
Bạn
nên:
– Trình
bày thông tin liên lạc (của bạn và của công ty), một dòng nêu vị trí bạn muốn ứng
tuyển và giới thiệu ngắn gọn về bản thân
– Tóm tắt
thật súc tích kinh nghiệm của bạn
– Dùng
gạch đầu dòng trình bày bạn đáp ứng yêu cầu tuyển dụng như thế nào
– Kết
đơn bằng cách đề nghị họ liên lạc lại