Cách trình bày CV chuyên nghiệp

Trong nền công nghiệp kĩ thuật, cùng với đơn xin việc, người ta thường chọn sơ yếu lý lịch xin việc (CV) hơn là sơ yếu lý lịch thông thường để xin vào làm các công việc về chuyên môn/ học thuật hoặc nghiên cứu. CV cũng được những chuyên gia công nghệ dùng trong lĩnh vực cụ thể như y học, tin sinh học.

Cách trình bày CV – khác với sơ yếu lý lịch thông thường

Có nhiều điểm khác biệt giữa CV và sơ yếu lý lịch thông thường, và những điểm này sẽ giúp làm nổi bật cách trình bày riêng của CV. CV thường gồm nhiều thông tin cá nhân hơn sơ yếu lý lịch thông thường. Viết CV, người ta tập trung nhiều vào trình độ học vấn và thành quả đạt được hơn, và không thể hiện quan điểm cá nhân hay viết dưới dạng hồ sơ tự thuật. Viết CV thường dài vài trang, trong khi sơ yếu lý lịch thông thường chỉ là bản tóm tắt độ một hoặc hai trang giấy.

Một CV đạt yêu cầu nên được sắp xếp tốt với những đề mục rõ ràng.

Vì mục thành quả đạt được và mục người tham khảo chính là những điểm nhấn quan trọng, bạn sẽ dễ bắt gặp “trích dẫn tên” trong CV. Ví dụ như, bạn từng thực hiện một đề tài nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của một giáo sư nào đó, bạn sẽ nêu tên và chức danh của vị này trong CV của mình, cũng như tên ấn phẩm xuất bản nghiên cứu bạn thực hiện.

Cách trình bày CV – các mục tiêu biểu

Bố cục CV thường có nhiều mục hơn sơ yếu lý lịch thông thường. Kinh nghiệm có thể được chia ra thành kinh nghiệm tích lũy trong quá trình học tập và trong việc làm; trình độ học vấn có thể được chia theo cấp bậc sau đại học hoặc đào tạo chuyên sâu.

Ở các quốc gia ngoài Mỹ, đính kèm ảnh chân dung và thông tin cá nhân trong CV là bình thường. Cung cấp những thông tin cá nhân như giới tính, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, thậm chí tên và tuổi của con cái không phải chuyện xa lạ. Sở thích cá nhân và những hoạt động ngoài trời cũng thường được viết trong CV hơn là sơ yếu lý lịch thông thường. Đặc biệt, việc này giúp thể hiện ứng viên là sự lựa chọn phù hợp và bổ trợ cho kinh nghiệm của họ. Ví dụ như, kĩ sư điện tử thích lắp ráp và điều khiển máy bay mô hình. Hoặc nhiều chuyên viên khoa học máy tính có niềm đam mê âm nhạc.

Cách trình bày CV phổ biến

Tùy vào mỗi bộ đơn xin việc sẽ có cách trình bày CV phù hợp khác nhau. Sau đây là vài hướng dẫn trình bày CV phổ biến theo trình tự các mục:

Thông tin liên lạc: Ở đầu mỗi CV, bạn nên đặt tiêu đề “Sơ yếu lý lịch xin việc”, tên của bạn, thông tin liên lạc (gồm địa chỉ nhà hiện tại, số điện thoại, số fax, và địa chỉ thư điện tử).

Mục tiêu nghề nghiệp: Phần này nêu lí do bạn viết CV, có thể ngắn gọn trong một câu hoặc dài đến một đoạn đều ổn. Bạn nên viết sơ lược sở thích bổ trợ cho năng lực trí tuệ, trình độ chuyên môn của bạn.

Trình độ học vấn: Phần này giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc về học vấn của bạn hơn là trong sơ yếu lý lịch thông thường. Nếu bạn đã có bằng tốt nghiệp đại học, hãy đặt thông tin này trước trình độ phổ thông. Bạn có thể kể ra những bằng cấp của bạn, thời gian nhận, tên trường đại học hoặc chương trình chuyên ngành bạn tham gia, tiêu đề của luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, hoặc luận văn đại học.

Giải thưởng: Như những giải thưởng ở trường đại học, học bổng, bảng xếp hạng của trưởng khoa, chứng nhận thành viên trong hiệp hội học thuật danh dự.

Tóm tắt luận án hoặc luận văn: Dài một hoặc hai đoạn, bao gồm chức danh và thời gian hoàn thành.

Kinh nghiệm nghiên cứu: Mô tả chi tiết kinh nghiệm của bạn khi thực hiện dự án nghiên cứu trong phòng thí nghiệm hoặc các loại hình thực nghiệm khác. Nêu đề tài nghiên cứu và thời gian nó được xuất bản trên tạp chí, cũng như tên các vị giáo sư hoặc giám sát viên cùng tham gia dự án.

Kinh nghiệm làm việc: Hãy kể hết bất cứ kinh nghiệm làm việc nào ngoài những dự án nghiên cứu, học thuật.

Đam mê và kinh nghiệm giảng dạy: Liệt kê mọi kinh nghiệm giảng dạy (kèm tên lớp học và mô tả ngắn nếu cần thiết). Bạn cũng có thể kể kinh nghiệm làm gia sư hoặc trưởng nhóm hoạt động nào đó.

Những kĩ năng chuyên môn: Liệt kê các kĩ năng như kĩ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ, kĩ năng lãnh đạo, kĩ năng tổ chức, sắp xếp công việc, tinh thần học hỏi, kĩ năng phân tích, kèm giấy chứng nhận.

Ấn phẩm, thành quả, dự án đang trong tiến độ thực hiện: Hãy cung cấp tên một số ấn phẩm có đăng nghiên cứu bạn thực hiện hoặc đồng thực hiện. Nếu có những nghiên cứu đang chờ xét xuất bản thì bạn cũng cứ kể vào. Với những giấy tờ bạn đã trình bày tại buổi hội thảo khoa học hoặc các hiệp hội chuyên nghiệp, hãy cung cấp tên buổi hội thảo, địa điểm và thời gian tổ chức.

– Các hiệp hội chuyên nghiệp hoặc chứng nhận thành viên: Tư cách thành viên trong các hiệp hội chuyên nghiệp nên là một phần được viết trong CV của bạn. Nếu bạn không là thành viên của bất kì tổ chức chuyên ngành nào, hãy tìm một nơi phù hợp với bạn và tham gia.

Lý lịch: Đây là một phần khác về thông tin cá nhân, bao gồm tình trạng công dân, cư trú lâu dài hay du học sinh, và những kinh nghiệm trong học tập, việc làm ít phổ biến.

Dịch vụ cộng đồng: Nếu bạn có nhiều kinh nghiệm tham gia hoạt động tình nguyện, hãy tạo một mục riêng cho những thông tin này, chứ đừng kết hợp chung với mục kinh nghiệm làm việc. Hoạt động có thể bao gồm làm thành viên tham gia tổ chức ở trường đại học.

Hướng dẫn khi lập danh sách trong CV

Hoạt động: Hãy liệt kê tất cả câu lạc bộ bạn từng tham gia, dù là tham gia công việc liên quan giấy tờ.

Du lịch: Đừng nêu những chuyến nghỉ mát, mà hãy liệt kê kinh nghiệm du học, trong đó gồm đất nước, thành phố, bang, hoặc khu vực. Mô tả ngắn gọn kinh nghiệm và khoảng thời gian cho chuyến du học đó.

Người tham khảo hoặc thư giới thiệu: Liệt kê những người có thể viết nhận xét, giới thiệu về bạn. Sau khi được đồng ý, hãy nêu tên và chức vụ của họ.

Tiêu đề các mục trong CV

Tùy vào lý lịch, năng lực của bạn và mục đích của đơn xin việc sẽ có các đề mục khác nhau cho CV. Sau đây là danh sách các đề mục bạn có thể tham khảo:

– Bằng cấp

– Luận án

– Luận văn

– Các nghiên cứu thực hiện ở trường đại học

– Khóa đào tạo ngắn hạn

– Đào tạo

– Chuyên ngành

– Chuyên môn

– Chuyên nghiệp

– Sở thích

– Kinh nghiệm làm việc

– Dự án

– Du học

– Giảng dạy

– Làm thêm

– Đào tạo sau đại học

– Hội nghị

– Hội thảo

– Hội nghị chuyên đề

– Ấn phẩm

– Biên-phiên dịch

– Thành quả

– Các loại giấy tờ

– Kinh nghiệm hoạt động tình nguyện

– Dịch vụ cộng đồng

– Ngoại ngữ

– Các hoạt động khác

– Kĩ năng kĩ thuật

– Kĩ năng vi tính

– Giấy phép

– Thư giới thiệu

– Giải thưởng

– Học bổng

– Chứng nhận thành viên

– Chứng nhận trợ lí

– Trợ cấp

– Họp

– Tư vấn

– Thực hành

– Du lịch (không phải nghỉ mát)

– Kĩ năng thí nghiệm

– Thể thao

– Tham khảo

– Phụ lục

Cách viết đơn xin việc theo phương pháp chuyên nghiệp

Đơn/ thư xin việc là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc.

Chỉ khi nhà tuyển dụng nói rằng không nộp đơn xin việc, còn trong mọi trường hợp đừng quên loại giấy quan trọng này.

Mục đích của đơn xin việc

– Giới thiệu bản thân

– Đề cập công việc bạn ứng tuyển

– Liên kết kĩ năng, kinh nghiệm của bạn với yêu cầu của công việc

– Khuyến khích đọc cv của bạn

– Đề nghị một buổi phỏng vấn hoặc gặp mặt

Độ dài của đơn xin việc

Không nên dài quá một trang. Chủ yếu chỉ tóm tắt thông tin sẽ kể trong CV, vì vậy hãy soạn ngắn thôi.

Liên kết đơn xin việc với công việc mình ứng tuyển

Đừng dùng một đơn xin việc cho các hồ sơ xin việc khác. Đơn của bạn cần phải thể hiện bạn hiểu biết về công việc bạn ứng tuyển.

Sau đây là ba bước soạn đơn:

Xác định người nhận đơn

Đừng viết “Kính gửi: Những ai quan tâm”. Sẽ tốn công để xác định người bạn gửi đơn, nhưng điều đó hoàn toàn xứng đáng.

Nếu công việc này trên tin tuyển dụng, trong đó có thể có tên người bạn cần gửi đơn. Nếu không, hãy hỏi người đăng tin.

Tra cứu về công việc

Khi đã xác định người nhận đơn, bạn có thể liên lạc họ để hỏi:

– Công việc có yêu cầu làm việc theo nhóm không?

– Tôi có thể liên lạc với ai để biết thông tin sau phỏng vấn?

– Công ty đang cần tuyển nhân viên như thế nào?

– Có thể gửi cho tôi mô tả công việc (khi tin tuyển dụng không có phần này)?

Lời đáp cho những câu hỏi trên có thể cho bạn ý tưởng viết CV và đơn xin việc phù hợp.

Tìm hiểu về công ty

Là một cách tốt khác giúp bạn thiết kế đơn xin việc.

– Nếu biết tên công ty, hãy tra cứu thông tin trên mạng.

– Nếu công ty có trang web riêng, hãy vào mục Giới thiệu (AboutUs).

– Nếu tin tuyển dụng không có tên công ty, hãy hỏi người đăng tin.

Đơn xin việc nên bao gồm những gì

Tên và thông tin liên lạc của bạn

Đặt tên và thông tin liên lạc ngay đầu đơn xin việc. Không cần cung cấp địa chỉ nhà, nhưng phải có e-mail và số điện thoại cá nhân.

E-mail nên tạo một ấn tượng chuyên nghiệp. Đừng dùng e-mail như [email protected].

Nếu không có, bạn có thể tạo mới miễn phí, đơn giản với họ và tên của bạn là ổn.

Tên và thông tin liên lạc của nơi tuyển dụng

Dưới thông tin của bạn nên có:

– Tên người nhận đơn

– Chức vụ hoặc tên công ty họ

– Thông tin liên lạc của họ

Nếu không tìm được những thông tin này, bạn có thể gọi hỏi công ty.

Bạn cũng có thể dùng “Kính gửi: Những ai quan tâm”, nhưng chỉ khi đó là phương án bất khả kháng cuối cùng.

Chức danh ứng tuyển

Đầu đơn, cần nói rõ mình ứng tuyển vị trí nào bằng một dòng riêng biệt (“Re: Đơn xin việc vị trí kế toán”) hoặc mở đầu cho một đoạn (“Tôi viết đơn này xin ứng tuyển vị trí kế toán…”).

Những kĩ năng phù hợp

Liệt kê theo gạch đầu dòng kĩ năng, kinh nghiệm bạn có phù hợp với mô tả công việc.

Nếu công việc này trên tin tuyển dụng, trong đó có thể cung cấp cho bạn danh sách kĩ năng, kinh nghiệm “cần có” cho công việc, cũng như những điều nhà tuyển dụng “mong muốn”. Cần đáp ứng được càng nhiều những tiêu chí “cần có”, đúng với “mong muốn” và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.

Khi nói bạn có kĩ năng, kinh nghiệm nào, cần dẫn chứng bạn đã tích lũy hoặc sử dụng chúng ra sao.

Trình bày ngắn gọn bạn là lựa chọn chính xác

Sau khi liệt kê kĩ năng, kinh nghiệm của mình, nên giải thích vì sao chúng chứng minh bạn phù hợp với công việc (“Với sự kết hợp giữa niềm đam mê dành cho toán học và kinh nghiệm tích lũy được trong việc làm kế toán, tôi tin mình hoàn toàn phù hợp với công việc này.”).

Dùng ngôn ngữ của họ

Làm quen với cách hoạt động của công ty, sử dụng cùng loại ngôn ngữ của những người đang làm việc trong lĩnh vực cụ thể là một cách tốt để thuyết phục họ bạn là ứng viên thích hợp.

Đề nghị họ xem CV của bạn và liên lạc lại với bạn

Đơn xin việc nên kết thúc bằng đề nghị nhà tuyển dụng đọc CV của bạn, cũng như sắp xếp một buổi phỏng vấn hoặc gặp mặt (“Dưới đây là đính kèm bản sao CV của tôi. Rất mong nhận được phản hồi của Quý công ty.”).

Không nên viết gì trong đơn xin việc

Lỗi chính tả và lỗi sai sự thật

Phải luôn kiểm tra lỗi chính tả trong đơn xin việc. Hãy nhờ bạn bè, gia đình, thầy cô hoặc cố vấn hướng nghiệp tại trường đại học hoặc trường nghề đọc lại và chỉ ra lỗi hay thông tin gây khó hiểu.

Kiểm tra kĩ những thông tin bạn đưa ra trong đơn. Nếu đề cập tên của công ty, nơi bạn từng làm, hãy chắc chắn bạn viết tên những nơi đó chính xác.

Dùng toàn bộ thông tin như khi viết CV

Đừng sao chép nguyên văn trong CV, mà hãy dùng cách diễn đạt khác. Soạn đơn xin việc thật ngắn gọn, để khi viết CV, bạn sẽ kể chi tiết thông tin hơn.

Quá nhiều “tôi”

Hãy chắc chắn đơn xin việc của bạn không bị ngập trong những cấu trúc “Tôi tin”, “Tôi có”, “Tôi là”.

Sau khi viết xong, hãy dò lại và bỏ bớt hoặc viết lại các câu bắt đầu bằng “Tôi”.

Đừng nhắc đến những hồ sơ xin việc khác của bạn

Chắc hẳn trong cùng một khoảng thời gian, bạn gửi đi nhiều hồ sơ xin việc khác. Việc này là hiển nhiên, nhưng đừng tiết lộ ra. Bạn đang cố thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được làm cho công ty họ. Sẽ khó mà thành công nếu họ biết được cùng một lúc bạn đang ứng tuyển cho nhiều nơi khác.

Viết đơn xin việc khi không có tin tuyển dụng

Khi bạn muốn làm cho một doanh nghiệp cụ thể dù họ hiện không có nhu cầu tuyển dụng, được gọi là “cuộc gọi ngẫu nhiên (cold calling)”.

Trực tiếp liên lạc doanh nghiệp đó và hỏi liệu họ đang có vị trí trống nào không sẽ cho thấy rằng bạn là một người có động lực và nhiệt huyết.

Dù cho hiện không có vị trí trống, doanh nghiệp đó có thể lưu lại thông tin liên lạc của bạn và tìm đến bạn khi có vị trí.

Một đơn xin việc “ngẫu nhiên” được viết giống như mọi đơn xin việc khác, chỉ có vài điểm khác biệt:

– Hãy thể hiện bạn đã tìm hiểu về doanh nghiệp, công việc

– Trình bày lí do bạn muốn làm việc với họ (nói về công việc, mục tiêu lâu dài)

– Chứng minh kĩ năng, kinh nghiệm và đam mê của bạn phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

– Cho họ biết bạn hy vọng điều gì (có thể là về vị trí hiện đang trống hoặc gặp người có thể trao đổi về công việc)

Nếu sau vài tuần họ vẫn chưa hồi đáp, bạn có thể gửi e-mail hoặc gọi điện để thảo luận trực tiếp về đơn của bạn.

Gửi e-mail đơn xin việc

Bạn nên:

– Viết tên của bạn và chức vụ ở phần tiêu đề (“Nguyễn Văn A – Đơn xin việc vị trí kế toán”)

– Bạn vẫn cần tên của người nhận

– Bỏ phần thông tin liên lạc, đi thẳng vào phần “Kính gửi”

– Kết thúc bằng chữ kí chuyên nghiệp kèm số điện thoại cá nhân

– Luôn gửi bằng địa chỉ e-mail chuyên nghiệp

Chỉ yêu cầu nộp đơn xin việc, không gửi kèm CV

Bạn nên:

– Trình bày thông tin liên lạc (của bạn và của công ty), một dòng nêu vị trí bạn muốn ứng tuyển và giới thiệu ngắn gọn về bản thân

– Tóm tắt thật súc tích kinh nghiệm của bạn

– Dùng gạch đầu dòng trình bày bạn đáp ứng yêu cầu tuyển dụng như thế nào

– Kết đơn bằng cách đề nghị họ liên lạc lại